Schauplatz Oldenburg, Gewerbegebiet Tweelbäke. Hier sitzt Servlog – im übertragenen Sinne auf einem riesigen Berg alter Akten: von Kreditinstituten, Krankenhäusern, Rechtsanwälten und Unternehmen diverser anderer Branchen. Tatsächlich lagern diese Akten allerdings in Containern mit Regalsystem auf knapp 2.800 Quadratmetern, fünf Etagen hoch, brandsicher, diebstahlgesichert mit Zutrittsbeschränkung. „Jede Akte erhält bei uns in einem verschlossenen Aktencontainer ihren individuellen Lagerplatz und wird mithilfe eines Barcode-gestützten Verfahrens elektronisch überwacht“, erklärt Jens Staschen, Geschäftsführer und Gesellschafter von Servlog, das Verfahren. „Über unser Online-Archivportal kann der Kunde jederzeit und von überall den Satus seiner Dokumente selbst einsehen und sie über das Portal anfordern.“

Knapp tausend Container stehen in der Halle von Servlog. Ronny Bolze, für die Aktenlogistik zuständig, schätzt die Zahl der eingelagerten Akten auf rund sechs Millionen. „Aneinandergereiht dürften das sicher 25 Kilometer Akten sein.“ Täglich kommen neue Aktenladungen nach Tweelbäke, größtenteils über den eigenen Kurierdienst. Aber täglich verschwinden auch Aktenbestände aus den Containern – entweder weil sie nach Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können, was Servlog ebenfalls als Service anbietet. Oder – und damit sind wir beim zweiten, dem inzwischen größten Geschäftsbereich – weil sie digitalisiert werden.

„Die Digitalisierung zählt zu den wichtigsten Meilensteinen unserer gut 20jährigen Firmengeschichte“, berichtet Jens Staschen. Zwar digitalisieren die Tweelbäker Akten, Post, Bücher und vieles mehr bereits seit weit mehr als zehn Jahren. „Ein richtiger Drive ist allerdings erst durch Corona entstanden“, weiß der Firmenchef. Vor allem das „ersetzende Scannen mit anschließender Vernichtung“ der Papierberge werde zunehmend mehr. Und so stehen in den Büroräumen von Servlog Scanner jeder Größe – für kleine Visitenkarten bis hin zu riesigen Bauzeichnungen. „Die digitalisierten und organisierten Dokumente stehen den Kunden jederzeit und überall in Sekundenschnelle zur Verfügung“, so Jens Staschen.

Wer Einblick in die sensiblen Daten von Banken und Krankenhäusern hat, kommt an einem Thema nicht vorbei: „Datenschutz ist für uns ein Riesen-Thema“, betont der Firmenchef. Als Datenschutzbeauftragte fungieren sowohl eine externe Agentur als auch intern Ronny Bolze. In den Geschäftsbereichen dürfen keine privaten Handys benutzt werden, und jeder Besucher wird registriert. „Wir sind stolz darauf, noch nie eine richtige Datenpanne gehabt zu haben“, sagt Jens Staschen und klopft dreimal auf Holz. Auch einen externen Hacker-Angriff habe es noch nicht gegeben. Um alle elektronischen Belange kümmere sich eine hausinterne eigene Softwareabteilung mit mehreren IT-Programmierern.

Neben der Aktenlagerung, der Digitalisierung und dem Kurierdienst sowie der Möbellagerung übernimmt Servlog auch die Materialwirtschaft und die Poststellenfunktion für Unternehmen. „Im Prinzip hat 2004 damit alles begonnen, als wir die Materiallogistik der Landessparkasse zu Oldenburg übernommen haben“, erzählt Jens Staschen. Auf rund 1.600 Quadratmetern lagert hier fast alles an Kleinmaterial, was man sich vorstellen kann: vom Radiergummi über Druckerpapier, Werbegeschenke bis hin zum Besprechungs-Keks. „Unsere Kunden minimieren so ihre Lagerhaltung, sichern sich ständige Materialverfügbarkeit und erzielen Einsparungen durch unseren zentralen Einkauf.“

Gut 20 Jahre ist die Servlog GmbH & Co KG jetzt am Markt. Standorte sind der Hauptsitz in Oldenburg und eine Zweigstelle in Frankfurt/Main, wo mit der Deka-Bank ein großer Kunde seinen Sitz hat. Mit ihrem System Archiv- & Materiallogistik (AML) ist man über 14 Franchise-Nehmer aber in ganz Deutschland vertreten. Begonnen hatte alles 2004 als Ausgliederung der Oldenburger Spedition Deuss, die auch heute noch neben Jens Staschen Gesellschafter bei Servlog ist. Mit rund 50 Mitarbeitenden erzielte man zuletzt mit mehreren hundert Kunden einen Umsatz von rund 3,5 Millionen Euro. Auch Jens Staschens Ehefrau, sein Sohn und seine Tochter arbeiten im Unternehmen.

Und Servlog will weiter wachsen. Aktuell wurde die Angebotspalette um den Bereich E-Rechnungen erweitert. Alle Unternehmen außer Kleinunternehmen sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen, die auch elektronisch weiterverarbeitet werden können, zum Verschicken zu erstellen und solche auch empfangen zu können. Hierfür stellt Servlog eine Plattform-Lösung bereit.

In seinen Geschäftsfeldern sieht Jens Staschen noch reichlich Potenzial. „Und wir sind dafür sehr gut aufgestellt“, ist er sich sicher. Zuversichtlich ist der 61-Jährige auch, wenn es um seinen Lieblingsverein geht. Beim VfL Oldenburg ist er Beiratsvorsitzender. Für nicht wenige der Bundesliga-Handballerinnen war Servlog immer auch ein interessanter Teilzeit-Arbeitsplatz.